De eenzame middle managers… alsof ze het nog niet moeilijk genoeg hadden

Middle managers: de vlag dekt een brede lading, gaande van team leads over project leads tot afdelingshoofden en alles wat daar tussenin valt. Ze zijn vaak onzichtbaar in de organisatie, maar oh zo belangrijk voor het implementeren van de strategie en het managen van de day-to-day activiteiten. Ze zitten gesandwiched tussen het top management (de bedenkers) en de operationele medewerkers (de uitvoerders). Ze zijn de noodzakelijke liaison tussen het idee en de uitwerking.

Loopt het goed, dan zijn ze de helden van de organisatie. Loopt het minder goed, dan krijgen ze de wind van voor langs boven en onder. Wat velen niet weten is dat ze zich dikwijls heel eenzaam voelen. Ze voelen de constante druk, maar hebt vaak geen klankbord waar ze terecht kunne als ze voor een muur komt te staan. Deze muren zijn de technische en vooral de menselijke uitdagingen waar ze iedere dag mee geconfronteerd worden.

Wie kan je rond of over deze muren helpen? Al eens aan een business mentor gedacht? Iemand die zelf meerdere malen tegen dezelfde muren is gelopen en al doende geleerd heeft hoe hiermee om te gaan. Van hem of haar kan je on-the-job zou leren hoe om te gaan met je uitdagingen. Samen met hem of haar kan je experimenteren wat er wel en niet werkt in jouw specifieke situatie. Samen sleutelen aan jouw ideale leiderschapsstijl.

Een business mentor is

• Geen coach die zich beperkt tot het stellen van vragen om jou tot zelfinzicht te doen komen.
• Geen trainer die je overstelpt met generieke theorie waarmee je achteraf zelf mee aan de slag moet.
• Geen change manager die zich vooral focust op processen en methodologieën.
• Geen consultant die een deel van jouw taken tijdelijk overneemt.

Neen, een business mentor heeft zelf in jouw schoenen gestaan, weet wat jouw uitdagingen zijn en springt achter op de tandemfiets om samen met jou de hobbelige stukken van je parcours af te leggen. Dankzij zijn ervaring ziet hij de putten in de weg en zal hij ervoor zorgen dat je deze vlotjes kan vermijden. Jij zit weldegelijk vooraan. Zodra de mentor voelt dat jij alleen de lastige stukken kan rijden, stapt hij weer af.

Alsof het nog niet uitdagend genoeg is voor de middle managers, brengt de hele Covid-19 pandemie en alle economische en menselijke gevolgen die we stillaan beginnen te zien twee nieuwe uitdagingen op het menselijke vlak met zich mee. Hieronder krijg je inzicht in deze uitdagingen en wat een business mentor zou aanraden.

Eén ding is zeker: er zijn geen zekerheden meer… Als er één ding is dat het menselijke wezen onaangenaam vindt dan is het… jawel, onzekerheid. De top weet het zelf allemaal niet meer. Je krijgt geen duidelijkheid van bovenaf welke koers je organisatie gaat varen. Het schip ligt te dobberen, als het al niet aan het zinken is… en je team schreeuwt om duidelijkheid. Iedereen kijkt naar jou als middle manager. En nu?

Duidelijke communicatie is essentieel, dat hebben we sinds midden maart tot vervelens toe gelezen. Je denkt dat je duidelijk bent, maar toch krijg je meerdere signalen van je team dat dit niet zo is. Tijd om even de business mentor die ooit zelf met zijn team door een zware crisis is gegaan aan te spreken. Hij zou het volgende meegeven:

• Vermijd te allen tijde dat je teamleden gaan speculeren en hun eigen verhaal gaan maken. Toegeven dat het allemaal even niet duidelijk is, is ook duidelijke communicatie. Beter om te zeggen dat je het niet weet, dan de vraag vermijden en niets zeggen. Dat creëert nog meer stress en chaos.
• Moedig je teamleden aan om hun gevoelens te uiten (one-to-one of in groep) zodat je weet wat er bij hen leeft. Maak naast het functionele ook tijd en ruimte voor het emotionele. Geef hier vooral zelf het goede voorbeeld. Als je je zelf kwetsbaar durft opstellen naar je team toe, zullen zij dit ook doen naar jou toe. Probeer dit tijdens de eerstvolgende call eens en kijk wat er gebeurt.
• Weet dat er niet altijd een concreet antwoord van je verwacht wordt. Je teamleden hebben er vaak al genoeg aan om even te kunnen ventileren en een begripvolle reactie van jou. Empathie weet je nog?
• Heel belangrijk, breng voldoende positiviteit in je communicatie. Als jij negativiteit uitstraalt zal je team dit overnemen (actie en reactie) en dan ben je vertrokken in een neerwaartse spiraal. Omgekeerd, als jij positiviteit naar voor brengt in je communicatie zal het omgekeerde gebeuren. Dat is niet evident en vraagt energie. Wees je hiervan bewust en gebruik zoveel mogelijk positieve woorden, dat schept vertrouwen. Straal deze positiviteit ook uit in het non-verbale. Probeer dit eens uit, bereid een aantal zaken voor en je zal versteld staan van de positieve impact op je team.

We hebben de strengste fase van de lockdown overleefd… samen sterk. Je team is min of meer gewoon geworden aan het remote werken wat in het begin geen sinecure was, maar laat ons daar nu even niet meer aan denken. We kunnen stillaan de overlevingsmodus uitschakelen en terug aan de toekomst denken. Nieuwe manieren van werken gaan uittekenen (denk aan de nieuwe balans tussen op kantoor en remote), de business terug op de rails krijgen, projecten terug uit de frigo halen, nieuwe strategieën gaan implementeren… We weten wat te doen. Maar… je zit wel met een team dat elkaar bijna drie maanden amper of niet fysiek gezien heeft, waarbij de communicatie zich vaak beperkte tot het functioneel noodzakelijke (“ik heb over 5 minuten een andere call”) en we hebben de emotionele littekens die de lock down bij sommigen achter gelaten heeft (laat ons niet naïef zijn, het was niet overal ‘meer quality time’). Je wil hiermee aan de slag want je weet dat je nog stevige maanden voor de boeg hebt, maar hoe? Misschien weet een business mentor hier wel raad mee? Hij zou het volgende aanbevelen.

• Samen het verleden evalueren creëert verbondenheid. Neem voldoende tijd om de ongewone periode die achter de rug is samen met je team te evalueren. Wat hebben we goed gedaan? Waar mogen we terecht fier op zijn als team? Wat had beter gekund? Stimulleer je teamleden om hier openlijk feedback over te geven aan jou en aan elkaar zonder dat het een rondje naming and blaming wordt.
• Organiseer zodra het kan een live feestmoment. Jullie hebben als team een bijzonder moeilijke periode achter de rug, tijd om dit te vieren. Ook al is dit nog niet meteen mogelijk, plan het nu al in en begin alvast concrete plannen te maken. Geef iedereen de kans om mee te werken aan dit speciale feest. Samen feesten en de hele voorbereiding ernaartoe heeft een positieve impact op het groepsgevoel.
• Samen nadenken over de toekomst werkt verbindend. Ook al heb je zelf niet altijd alle antwoorden klaar als het over de toekomst gaat (zie hierboven), je hebt wel een pool van talenten en inzichten in je team. Dit is het geschikte moment om dit aan te boren. Je zal versteld staan van het onbenutte potentieel in je team. Er komen ongetwijfeld zaken naar boven waar je zelf nooit aan gedacht zou hebben. Temeer creëer je een gevoel van ownership in je team.

Langs alle kanten wordt er geroepen dat je definitief moet breken met het verleden en dat het nu wel echt tijd is voor een nieuwe leiderschapsstijl. Allemaal goed en wel, maar hoe begin je eraan? Tijd en zin om de zoveelste leiderschapsopleiding te gaan volgen heb je niet. Centen om een coach onder de arm te nemen zijn er niet en intern op zoek gaan naar advies ligt gevoelig (“wat gaan ze wel van me denken?”). Geen nood. Een externe business mentor kan de oplossing zijn. Door zijn ervaring met gelijkaardige uitdagingen kan hij gericht en meteen toepasbaar advies geven en zal je snel concrete impact ervaren. Dit maakt mentoring de meest kosten- en tijdsefficiënte manier om je leiderschapsstijl aan te passen aan de uitdagingen van vandaag en morgen.